Privacy Policy — netosoft.pl

Last updated: 31 October 2026

1. Data controller

The controller of personal data is netosoft Paweł Gumułka, Polish Tax Identification Number (NIP): 6793065114, Polish Business Registry Number (REGON): 525602570. Correspondence address: ul. Moczydło 7, 30-698 Kraków, Poland.

For questions about personal data processing, please contact kontakt@netosoft.pl.

2. What information do we process?

When you use the contact form or contact us by email, we process the information you provide, in particular your name or company name, email address and message, as well as any additional details you voluntarily include.

When you visit the website or use the form, technical information may also be processed, including IP address, request timestamps, browser and device information, and signals used to detect abuse. The application's rate-limiting mechanism uses counters and pseudonymised IP identifiers calculated using HMAC. The server and service providers may also maintain technical access and security logs.

3. Purposes and legal bases

We process personal data for the following purposes:

• Responding to enquiries and handling correspondence — Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in communicating with people interested in netosoft services. When the individual concerned requests steps to be taken before entering into a contract, Article 6(1)(b) GDPR may apply instead.
• Protecting the website and contact form against spam, automated submissions and other abuse — Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in securing the website and IT systems.
• Establishing, exercising or defending potential legal claims arising from correspondence — Article 6(1)(f) GDPR, where necessary.
• Producing aggregate visit statistics and measuring website performance using Cloudflare Web Analytics — insofar as this involves processing personal data, Article 6(1)(f) GDPR: our legitimate interest in understanding aggregate website usage and improving its operation and performance.

We do not use contact-form data for newsletters, advertising profiling or unsolicited marketing communications.

4. Voluntary provision of information

Providing personal data is voluntary. However, to submit an enquiry through the form, you must provide your name or company name, email address and message. Without this information, we cannot receive and handle your enquiry.

Please do not submit special-category personal data (such as health information) or information unrelated to your enquiry.

5. Recipients and external services

Personal data may be accessed by people authorised to handle correspondence and by providers supplying essential infrastructure and services:

• Microsoft 365 / Exchange Online — email handling; enquiries are delivered to a business contact mailbox, and a copy of the message sent through the form may be retained in the sending mailbox.
• The website hosting provider and operator — website hosting, PHP execution, technical administration and server security.
• Cloudflare Turnstile — verifying that the form is not being abused by bots. Cloudflare evaluates technical signals such as IP address, connection characteristics and browser information; the Turnstile mechanism itself does not receive the content entered into the form fields. Cloudflare may act as a processor when protecting the website and as a separate controller for certain processing aimed at improving bot detection. More information: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.
• Cloudflare Web Analytics — Cloudflare's service for aggregate visit statistics and website performance measurements, separate from Turnstile. More information: Cloudflare Web Analytics documentation.

We disclose information only where needed for these purposes or required by applicable law.

6. Transfers outside the EEA

Because some service providers operate internationally, certain information may be transferred outside the European Economic Area, particularly for technical operations and security. Where applicable, transfers are subject to the safeguards provided for by Chapter V GDPR, depending on the recipient and processing activity, including adequacy decisions or standard contractual clauses.

Further information is available in the Microsoft Data Protection Addendum and the Cloudflare Turnstile Privacy Addendum. You may also ask the controller about the safeguards applicable to particular processing by writing to kontakt@netosoft.pl.

7. How long do we keep data?

We retain ordinary contact enquiries and related correspondence for 12 months after the correspondence has ended. This also applies to relevant messages stored in the business email service, including copies in the sending mailbox.

Where correspondence leads to a contract, relates to accounting or is needed to establish, exercise or defend claims, certain data may be kept longer to meet applicable legal obligations or genuine claims-related needs.

Technical data, anti-abuse counters and security logs are kept for as long as necessary to secure and operate the website, according to system settings and provider policies. Backups may follow separate retention and deletion cycles.

8. Website preferences and technical technologies

The website may remember your language and light/dark appearance preferences in your browser so that your choices can be restored on future visits. This is not used to track you for advertising purposes.

We use Cloudflare Web Analytics to produce aggregate visit statistics and measure website performance. Metrics include page views, visits, traffic sources and performance parameters such as page load time and Core Web Vitals. The service is provided by Cloudflare.

According to Cloudflare, Web Analytics does not use cookies or localStorage to track visitors, does not use fingerprinting and does not identify individual users for analytics purposes. Further information: Cloudflare Web Analytics privacy information and the service FAQ.

We do not use Google Analytics, Meta Pixel, advertising tools, advertising profiling or newsletters. Cloudflare Turnstile is a separate mechanism protecting the contact form against abuse, rather than a tool for visit statistics. Technologies needed for the website to function and remain secure, including Turnstile, may use technical identifiers or similar mechanisms under the provider's policies. We do not use them for our own marketing analytics.

9. Your rights

Subject to the conditions of GDPR, you have the right to access, rectify or erase your personal data, restrict its processing, and object to processing based on legitimate interests. The right to data portability applies where the GDPR requirements for that right are met.

To exercise your rights or ask questions, please email kontakt@netosoft.pl. You also have the right to lodge a complaint with a data protection authority, including Poland's President of the Personal Data Protection Office (UODO): uodo.gov.pl.

10. Automated verification and policy updates

Cloudflare Turnstile automatically assesses the risk of abuse when the contact form is used. We do not use contact-form data for advertising profiling or solely automated decisions that produce legal or similarly significant effects on individuals.

This policy may be updated if the website or our data processing practices change. The current version is available on netosoft.pl.

Polityka prywatności — netosoft.pl

Ostatnia aktualizacja: 31 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest netosoft Paweł Gumułka, NIP 6793065114, REGON 525602570, adres do korespondencji: ul. Moczydło 7, 30-698 Kraków, Polska.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem kontakt@netosoft.pl.

2. Jakie dane przetwarzamy?

W związku z korzystaniem z formularza kontaktowego lub korespondencją e-mail przetwarzamy dane przekazane przez nadawcę, w szczególności imię lub nazwę firmy, adres e-mail i treść wiadomości, a także inne informacje dobrowolnie podane w zapytaniu.

W związku z korzystaniem ze strony i ochroną formularza mogą być przetwarzane również dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz sygnały służące wykrywaniu nadużyć. Mechanizm ograniczania liczby żądań w aplikacji wykorzystuje liczniki oraz pseudonimizowane identyfikatory adresów IP obliczane z użyciem HMAC. Serwer i dostawcy usług mogą dodatkowo prowadzić techniczne dzienniki dostępu i bezpieczeństwa.

3. Cele i podstawy prawne

Dane przetwarzamy w następujących celach:

• Obsługa zapytań i prowadzenie korespondencji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikowaniu się z osobami zainteresowanymi usługami netosoft. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o podjęcie działań przed zawarciem umowy, odpowiednią podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Zabezpieczenie strony i formularza przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i innymi nadużyciami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie usług i systemów informatycznych.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń związanych z korespondencją — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli okaże się to niezbędne.
• Tworzenie zbiorczych statystyk odwiedzin i pomiarów wydajności strony przy użyciu Cloudflare Web Analytics — w zakresie, w jakim wiąże się to z przetwarzaniem danych osobowych, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na analizowaniu zbiorczego sposobu korzystania ze strony oraz poprawie jej działania i wydajności.

Dane z formularza nie są wykorzystywane do przesyłania newslettera, profilowania reklamowego ani niezamówionych informacji marketingowych.

4. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak do wysłania zapytania przez formularz wymagane są: imię lub nazwa firmy, adres e-mail oraz treść wiadomości. Bez tych informacji nie będzie możliwe przekazanie i obsłużenie zapytania.

Prosimy nie zamieszczać w formularzu danych szczególnych kategorii (np. dotyczących zdrowia) ani innych informacji, które nie są potrzebne do kontaktu.

5. Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

Dostęp do danych mogą mieć osoby upoważnione do obsługi korespondencji oraz podmioty zapewniające niezbędną infrastrukturę i usługi:

• Microsoft 365 / Exchange Online — obsługa poczty elektronicznej; zapytania trafiają do firmowej skrzynki kontaktowej, a kopia wysyłanej przez formularz wiadomości może znajdować się w skrzynce nadawczej.
• Dostawca i operator hostingu strony — utrzymanie strony, wykonywanie kodu PHP oraz obsługa techniczna i bezpieczeństwo serwera.
• Cloudflare Turnstile — weryfikacja, czy formularz nie jest wykorzystywany przez boty. Cloudflare analizuje sygnały techniczne, m.in. adres IP, dane połączenia i informacje o przeglądarce; nie otrzymuje w ramach samego mechanizmu Turnstile treści wpisanych w polach formularza. W zakresie ochrony strony Cloudflare może działać jako podmiot przetwarzający, a przy doskonaleniu wykrywania botów — jako odrębny administrator określonych danych. Szczegóły: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.
• Cloudflare Web Analytics — usługa Cloudflare służąca zbiorczym statystykom odwiedzin i pomiarom wydajności strony, odrębna od Turnstile. Szczegóły: dokumentacja Cloudflare Web Analytics.

Dane udostępniamy wyłącznie w zakresie potrzebnym do wskazanych celów lub wynikającym z obowiązujących przepisów.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Z uwagi na korzystanie z usług dostawców o międzynarodowej infrastrukturze niektóre dane mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w szczególności w ramach obsługi technicznej lub zabezpieczeń. W takich sytuacjach zastosowanie mają właściwe mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w zależności od odbiorcy i konkretnej operacji, w tym decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.

Informacje o zasadach ochrony danych można znaleźć w dokumentacji dotyczącej ochrony danych Microsoft oraz informacjach Cloudflare dotyczących Turnstile. O informacje o zabezpieczeniach dotyczących danego przetwarzania można również zwrócić się do administratora pod adresem kontakt@netosoft.pl.

7. Okres przechowywania danych

Zwykłe zapytania kontaktowe i związaną z nimi korespondencję przechowujemy przez 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Dotyczy to również odpowiednich wiadomości w firmowej poczcie, w tym kopii w skrzynce nadawczej.

Jeżeli korespondencja prowadzi do zawarcia umowy, dotyczy rozliczeń lub jest niezbędna do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, określone dane mogą być przechowywane dłużej — przez okres wynikający z właściwych obowiązków prawnych lub rzeczywistej potrzeby ochrony roszczeń.

Dane techniczne, liczniki antyspamowe i logi bezpieczeństwa przechowywane są przez okres niezbędny do zabezpieczania i utrzymania strony, stosownie do konfiguracji systemu oraz zasad obowiązujących u dostawców. Kopie bezpieczeństwa mogą podlegać odrębnym cyklom przechowywania i usuwania.

8. Preferencje strony i technologie techniczne

Strona może zapamiętywać w przeglądarce wybrany język oraz motyw jasny lub ciemny, aby zachować ustawienia użytkownika podczas kolejnych wizyt. Nie służy to śledzeniu zachowania użytkowników w celach reklamowych.

Korzystamy z Cloudflare Web Analytics do tworzenia zbiorczych statystyk odwiedzin i pomiarów wydajności strony. Analizowane są m.in. odsłony, odwiedziny, źródła ruchu oraz parametry wydajności, w tym czas ładowania strony i Core Web Vitals. Dostawcą usługi jest Cloudflare.

Zgodnie z informacjami Cloudflare usługa Web Analytics nie wykorzystuje cookies ani localStorage do śledzenia odwiedzających, nie stosuje fingerprintingu i nie identyfikuje indywidualnych użytkowników w celach analitycznych. Więcej informacji: opis prywatności Cloudflare Web Analytics oraz FAQ usługi.

Nie korzystamy z Google Analytics, Meta Pixel, narzędzi reklamowych, profilowania reklamowego ani newslettera. Cloudflare Turnstile jest odrębnym mechanizmem ochrony formularza przed nadużyciami, a nie narzędziem analizy odwiedzin. Mechanizmy niezbędne do działania strony i jej ochrony, w tym Turnstile, mogą wykorzystywać techniczne identyfikatory lub podobne technologie zgodnie z zasadami dostawcy. Nie wykorzystujemy ich do własnej analityki marketingowej.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach i na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Prawo do przenoszenia danych przysługuje w przypadkach przewidzianych w RODO.

Aby skorzystać z tych praw lub zadać pytanie o przetwarzanie danych, należy napisać na kontakt@netosoft.pl. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO): uodo.gov.pl.

10. Automatyczna weryfikacja i zmiany polityki

Cloudflare Turnstile automatycznie ocenia ryzyko nadużyć przy korzystaniu z formularza. Nie wykorzystujemy danych z formularza do profilowania marketingowego ani do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę.

W razie zmian w działaniu strony lub sposobie przetwarzania danych polityka może zostać zaktualizowana. Aktualna wersja jest dostępna na netosoft.pl.